슈피겐 직원이 추천하는 생산성 도구!

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“너도나도 Work Intelligent!”

안녕하세요. S 매니저입니다.

회사원 친구들하고 이야기하면서 자주 ‘사소한’ 부분들에서 겪는 어려움들은 서로 비슷한 것 같다는 생각이 들었습니다. 각 부서에서 잘못 보내줘서 문서 취합과정이 늦어지고, 상사에게 보고하기 위해 보고서 출력하고, 줄서서 기다리고 낭비되는 시간들, 타부서와의 협업 과정에서 오고 가는 미스커뮤니케이션들… 물론 개개인의 부주의가 원인일 수도 있겠지만 이런 일들이 반복해서 빈번하게 일어난다면, 시스템적으로 ‘여러가지 생산성 도구를 도입해서 도움을 받지 않을까?’라는 의문으로 오늘의 포스팅을 시작합니다.

이런게 바로 Work Intelligent!

 

슈피겐코리아에서 생활하면서 가장 많이 경험하게 되는  말은 Work Intelligent!입니다. 어려운 부분이나 일을 하다가 장애물을 만나면 조금 돌아가더라도 근본적으로 문제를 해결하고 깔끔하게 진행하자고 하는 것이지요. 그만큼 우리의 일을 효율적으로 진행할 수 있도록 도와주는 생산성 툴이나 외부 시스템들에 대해서 많이 받아들이고, 내재화해서 우리의 업무적 효율성을 끌어올리는 데에 많은 노력과 고민을 하고 있습니다. 지난 8년간 실험과 실패를 거듭하면서 슈피겐코리아 직원들이 일상적으로 활용하게 된 생산성 툴을 소개드리도록 하겠습니다. 이 글을 읽으시는 여러분들의 삶, 여러분들의 회사생활에도 Work Intelligent!한 생활로 업그레이드 된다면 좋겠습니다.

* 출처 : 구글 (https://www.google.co.kr/intl/ko/about/products/)

 

Google기반의 웹 오피스 : 편리한 공유와 협업을 위한 기초!

슈피겐코리아의 회사생활에 필요한 플랫폼은 기본적으로 Google을 기반으로 하는 플랫폼을 사용하고 있습니다. 회사메일로는 Gmail / 오피스프로그램은 Google Office / 클라우드 서비스로 Google Drive를 사용하고 있습니다. 구글 기반의 오피스 툴을 사용함으로써 사무 업무의 불필요한 부분들, 번거로웠던 잡일을 줄여주는데 큰 도움을 받고 있습니다. Google Office라는 웹오피스를 통해 실생활에서 체감하고 있는 부분을 정리해 보았습니다.

1. 공유의 용이성

구글 오피스 및 Drive를 사용함으로써 가장 편리해진 부분들은 ‘공유’라는 키워드라고 생각됩니다. 일전에 보고를 할 때를 생각해보면, 보고서를 출력해서 결재판에 담아서 상사의 사무실 문 밖에서 줄을 서곤 했습니다. 전자결재를 사용하더라도 역시 상사가 결재해 줄 때까지 기다리든지, 상사가 바쁜 나머지 결재를 놓치는 일이 종종 있었습니다.(물론 슈피겐코리아에서도 전자결재가 없는 것은 아니지만…) 간단한 보고같은 경우는 보고서를 작성 후에 공유를 걸면 드라이브를 통해 자동으로 연동이 되고, 메일로 알림이 가기 때문에 빠른 커뮤니케이션이 가능해 졌습니다.

2. 편리한 협업

웹오피스의 기본적인 기능이라고 생각은 되지만 웹오피스 중심으로 오피스 문서들을 작성하면서 PC기반의 오피스 프로그램을 사용할 때와 비교해서 협업 차원에서 크게 편리해졌습니다.  외부 자료, 주간회의 자료 등 여러사람이 함께 작성해야 하는 문서같은 경우 Google Office를 사용함으로써 취합과정에서 발생하는 번거로운 부분들을 일거에 해결할 수 있었습니다. 문서 취합하면서 생기는 휴먼에러, 일정 지연 때문에 스트레스를 받고 있는 분이 있다면, Google Office같은 웹오피스를 강력하게 추천합니다.

3. 폭넓은 확장성

Google 오피스의 가장 큰 강점이라고 생각하는데요.  안드로이드 폰, Gmail 등의 Google과 연계된 다른 기기, 앱과의 연동이 용이하다는 점입니다. 부가기능을 통해 머지메일을 보낸다든지, 통계를 돌리는 등 기타 기기와의 연동을 통해 활용범위가 확장이 된다는 점이 매우 편리합니다. 사내에서는 인트라넷도 Google과 연계를 하여 회의 일정, 전화번호 검색까지 편리하게 핸드폰으로 연동하여 이용하고 있습니다. 덕분에 회의시간에 늦는다든지, 회의자료를 지참하지 않아 소모적인 회의시간이 되는 일은 대폭 줄게 되었습니다.

 

 

(좌) Trello 초기 화면  /  (우) Taskworld 초기 화면

Trello & Taskworld : 협업을 더 편리하게!

타부서에 협조 요청을 했을 때 함흥차사가 된 듯한 경험을 해보지 않았나요?  일이 어떻게 진행되고 있는지 모르고 너무 재촉하는 것 같아서 속만 끙끙 앓아본 적 있으신가요? 그렇다면 여러분의 회사에도 Trello나 Taskworld를 도입해보기를 권해드립니다. 처음 접해보는 분이 많아서 처음 Trello나 Taskworld를 마주하면 머리가 하얘지는 것을 경험할 것 같은데요. 단 하루만 사용해보면 매우 쉽고 편리하게 사용할 수 있는 생산성 도구입니다.

검토 → 진행 → 완료까지 카드를 통해 진행상황을 공유합니다.

협조과정이 편리해진다.

업무를 하다보면 타부서에 자료 요청이나 협조 요청을 해야 하는 경우들이 종종 발생하게 되지요. 그런데 너무 회사의 규모가 크거나 타부서와 네트워크가 미약한 신입사원일 경우, 컨택포인트를 누구로 해야하는지, 관계가 친하지도 않은데 다짜고짜 요청해도 되는지 걱정이 될 경우가 많을 겁니다. 협조 요청을 했는데 제대로 업무가 되고 있는지 확인이 안되면 마냥 재촉할 수도 없어 답답하기도 하겠지요. 그럴 경우 Trello나 Taskworld를 활용하면 편리해 집니다.

슈피겐코리아에서는 협조 요청이 많은 경영지원 부문(인사, 재무, 전산 등), 디자인 등의 부서에서는 Trello / Taskworld를 통해 협조 요청을 하고, 피드백을 주고 있습니다. 이 과정에서 논의가 되는 내용은 자연스럽게 기록으로 남기게 되고, 프로젝트와 관련된 히스토리 관리 및 추적도 역시 자연스럽게 가능해 집니다.

체크리스트 대신 사용하기도 한다.

꼭 협조가 아니더라도 체크리스트 대신으로 사용하기도 합니다.  위 사진은 채용담당자인 S매니저가 신규입사자가 입사를 하기 위해 챙겨야 하는 것들을 Trello를 통해 체크리스트를 활용하고 있는 것을 캡쳐한 것입니다. S매니저가 챙겨야 하는 것이 참 많죠? 챙길 것이 많을 수록 더 꼼꼼히 살피지 않으면 어디선가 펑크가 나는 경험은 누구나 한번씩 해 보았을겁니다. 그랬다고 매번 체크리스트를 만드는 것도 번거로운데요. 그래서 S매니저는 Trello에 체크리스트를 만들어 관리하고 있습니다. 마감일 기능(Due Date 버튼 보이시지요?)도 설정이 가능하여 깜박하고 실수하지 않도록 잡아주는 그런 기특한 도구입니다.

“그럼 트렐로와 태스크월드의 차이는 뭐야?”

Trello VS Taskworld

얼마 전부터 슈피겐코리아는 Trello에서  Taskworld로 업무내용을 모두 이전했습니다. 특별히 Trello의 기능이 Taskworld에 비해 기능이 나빠서 옮긴 것은 아니었고요. 다만 Taskworld가 제공하는 한가지 메리트가 있어서 이전을 결심하게 되었습니다. 회사가 성장하면서 같은 회사 내에서도 역할에 따라서 공개가 되는 범위나 권한 설정이 다르게 적용되어야 하는 일들이 생기게 되었습니다.  그런 부분에 있어서 Taskworld는 멤버별 권한 / 권역별 권한을 설정해주는 기능이 있어서 현재 슈피겐코리아에 더 적합하다는 판단때문에 옮기게 되었습니다.  둘의 사용 방법이 거의 비슷하기 때문에 조직의 상황이나 규모를 고려하여 선택을 한다면 어느 선택이든 제 역할을 할 것이라고 생각합니다.

Trello 바로가기 : https://trello.com/

Taskworld 바로가기https://www.taskworld.com/ko/

 

“이렇게 기특한 녀석을 보았나?”

Tyle.io : 막눈 S매니저도 컨텐츠 제작에 부끄럼이 없게 해주는 마법같은 툴!

슈피겐 채용 페이스북 Spigen Careers 운영을 시작하면서 S매니저는 큰 문제에 봉착을 하게 되었습니다. 슈피겐코리아에서는 다양한 부서에서 페이스북을 활용하고 있습니다. 그런 만큼 각 부서의 웹디자이너들이 페이스북의 컨텐츠를 만들어 고객에게 어필을 하고 있습니다. (웹디자이너 인터뷰를 통해 확인하세요. 이한나 파트장 인터뷰 바로가기)  그런데 채용 공고를 올리는 데에는 다른 문제가 있었습니다. 인사팀에서는 일주일에 2~3개의 새로운 공고가 매주 올라가고 있는데 매번 디자인팀을 통해 진행하기에는 시간도 많이 걸리고 채용공고가 올라가는 시기에 발맞추어 진행하가 어려웠거든요. ‘대학교 때 포토샵이라도 배워야 했나?’라는 고민도 들었고요. 그런 고민을 하던 중에 Tyle.io라는 서비스를 발견하게 되었습니다.

가장 반가웠던 부분은 레이아웃이나 색 선택, 필터, 도형 모양처럼 디자인 감각이 없이는 어설퍼 보일 수 밖에 없는 부분들이 간단한 조작을 통해 세팅을 할 수 있다는 점이었습니다. 선택한 레이아웃이 실시간으로 적용되기 때문에 버튼 클릭만으로 다양한 샘플을 바로바로 확인할 수도 있었고요. 옵션도 다양하게 준비되어있어서 다양한 카드들을 만들 수 있습니다. 아직은 감이 잘 안오시지요? 제가 사용하고 있는 Tyle 사용 단계를 정리해 보았습니다.

 

Tyle 사용하기 1단계 : 테마를 선택한다.

S매니저같은 문과생 입장에서 레이아웃이나 색 선택, 명암 조정등 다양한 레이아웃을 구상한다는게 쉬운 일이 아니지요. 그럴 때 일단 Tyle이 제시하는 매뉴얼화 된 예시 테마를 선택합니다. 50여개의 테마 중에 내가 만들 주제에 가장 유사한 테마를 선택을 하면 선택한 테마에 맞게 자동으로 레이아웃 세팅이 끝납니다. 매우 쉽게… 그것도 단 한번의 클릭으로…

Tyle 사용하기 2단계 : 세부 내용을 채워 넣는다.

위 사진은 이번에 올린 마케터 채용공고를 위해 제작한 카드이미지입니다.  1) 레이아웃 확정,  2) 이미지를 삽입,  3)텍스트 입력,  4)필터 선택,  5)로고 삽입으로 5번만 클릭하면 그럴듯한 카드가 완성이 됩니다. 레이아웃을 어떻게 할지, 색깔 하나 하나때문에 고민하지 않아도 되고, 폰트나 이미지도 Tyle이 제공하는 것을 사용하면 저작권 문제도 해결할 수 있습니다. 아래 사진은 S매니저가 Tyle을 통해 만들은 페이스북 용 채용공고 컨텐츠인데요. 나날이 발전하고 있죠? 시간도 줄여주고(그것도 매우 획기적으로!) 아낀 시간으로 다른데에 사용할 수 있으니, 이보다 더 좋을 수는 없습니다.

    

Tyle 바로가기 : https://tyle.io/

 

“Work Intelligent”는 멀리 있지 않다.

저희 슈피겐코리아가 추구하는 Work Intelligent!!는 매우 거창한 슬로건 같지만, 조금 더 깊이 들여다보면 일상에서 부딪히는 작은 것들을 해결해 나가는 것부터 실천하고 있습니다.  작고 소소한 문제일지라도 당면한 문제를 근본적으로 해결해 줄 수 있는 시스템은 열린 마음으로 받아들여 실행한 결과 현재 일하는 많은 방식 중에 일부분을 소개드리게 되었습니다. 혹시나 회사에서 이 글을 보시고 S매니저와 같은 고민을 했던 분이 있으시다면 저희 포스팅이 큰 도움이 되었으면 좋겠습니다. 또한 슈피겐코리아에 추천을 해 주고자 하는 생산성도구가 있다면 댓글로 알려주세요. S매니저가 테스트해 보고 다음 포스팅으로 남겨 볼께요~

 

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